Ce documente aduci lunar la contabil (lista completă)

Cea mai frecventă întrebare pe care o primim: „Ce trebuie să vă aduc?”. Răspunsul scurt: tot ce a intrat și tot ce a ieșit din firmă în luna respectivă, pe hârtie sau electronic. Mai jos ai lista pe care o poți ține la îndemână.

Regula de bază

Orice sumă care intră sau iese din firmă trebuie să aibă un document în spate. Fără document, suma nu poate fi înregistrată corect: o cheltuială fără act nu scade impozitul, iar o încasare fără act devine problemă la control.

Lista lunară pentru SRL

Vânzări

• Facturile emise clienților (dacă le emiți tu, nu noi). Din 2025 facturile B2B și B2C trec prin e-Factura, deci ne trebuie și acces la fluxul din SPV.
• Raportul Z lunar de la casa de marcat, dacă ai una.
• Contractele noi semnate cu clienții.

Cumpărături și cheltuieli

• Facturile primite de la furnizori: marfă, servicii, chirie, utilități, telefon, abonamente.
• Bonurile fiscale cu CUI-ul firmei. Un bon fără CUI, peste 100 de lei, nu este cheltuială deductibilă.
• Deconturile de deplasare și bonurile de combustibil.
• Facturile de leasing, rate și dobânzi.

Bani

• Extrasele de cont pentru toate conturile firmei, pentru întreaga lună, inclusiv cele în valută.
• Registrul de casă, dacă ai încasări sau plăți cu numerar.
• Dispozițiile de încasare și plată prin casă.

Angajați (dacă ai)

• Pontajul lunii și cererile de concediu.
• Contractele noi, actele adiționale, deciziile de încetare.
• Certificatele medicale.
• Avansuri și rețineri salariale.

Altele

• Contracte de împrumut asociat, decizii ale asociaților, acte de la bancă.
• Orice notificare sau scrisoare primită de la ANAF, ITM, primărie.

Lista lunară pentru PFA

Mai scurtă, dar la fel de importantă:

• Facturile emise și facturile primite.
• Extrasele de cont pentru contul dedicat activității.
• Bonurile fiscale cu CUI și chitanțele.
• Contractele noi.

Când le aduci

Toate documentele unei luni ajung la noi în primele zile ale lunii următoare. Îți comunicăm exact ziua în funcție de tipul firmei: un plătitor de TVA are termen de declarare pe 25, deci avem nevoie de acte mai devreme decât la o microîntreprindere neplătitoare de TVA.

Ce se întâmplă dacă lipsește ceva

Cum le trimiți

• Pe email, scanate sau fotografiate lizibil. Este cea mai sigură variantă: rămâne scris și ajunge mereu la noi.
• La birou, în dosar, joi sau vineri.

Dacă nu ești sigur că un act trebuie adus, adu-l. Este mai simplu să dăm un document la o parte decât să îl căutăm după termen.